Tips Menggunakan Microsoft Outlook Untuk Meningkatkan Kinerja Kita

Microsoft outlook merupakan software buatan microsoft untuk memproses email kita (email service). Microsoft aoutlook sendiri bisa di katakan software yang paling tua untuk urusan email service berbasis dekstop saman dengan modzila thunderbird buatan dari modzila. Biasanya Outlook sendiri sudah tersedia satu paket di bundle produk microsoft, saat sudah sangat jarang sekali orang menggunakan software ini.
Apalagi sekarang ini user lebih banyak menggunakan service email berbasis internet seperti gmail, dan yahoo. Namun di level perusahaan Outlook masih menjadi andalan untuk berkomunikasi lewat email keunggulannya dibandingkan dengan email service berbasis online Outlook bisa di operasikan tanpa menggunakan internet, cukup menggunakan jaring LAN saja. Sehingga lebih praktis dan cepat dalam berkomunikasi, tidak perlu yang namanya loading internet.

Walaupun sekarang banyak yang menggunakan email service namun bagi yang bekerja di perusahaan seringkali mau tidak mau harus berurusan dengan Outlook sehingga mengetahui tips penggunaan Oultook dengan praktis akan sangat membantu dalam urusan pekerjaan. Berikut ini adalah tips yang harus di ketahui bagi mereka yang berurusan dengan Microsoft Outlook supaya mereka lebih efisien dalam pekerjaan.

Shortcuts: shorchuts ini sangat penting untuk mempersingkat waktu agar kita tidak membuang-buang waktu ketika menggunakan Outlook. Berikut beberapa shortcuts yang penting bagi anda:

Alt + s = untuk mengirim email

Ctrl + s = untuk membalas email

 Ctrl +  g = untuk membuka email berdasarkan tanggal, jadi cukup mengingat kapan kira-kira email tersebut terkirim atau dibuat sehingga akan membuat kita lebih cepat dalam mencari email.

Outlook's Quick Steps : Outlook’s Quick step merupakan merupakan fitur dari Outlook untuk membantu anda melakukan pekerjaan lebih dari satu (multitask), sehingga anda akan menjadi lebih efisien dan cepat. Anda juga bisa melakukan custom terhadap Outlook’s Quick steps dengan mamanage nya.

Clipboard : dengan clipboard kita bisa melakukan aktifitas copy paste dengan lebih mudah.

Search folder:  berguna untuk melakukan pencarian email berdasarkan folder tempat email tersebut berada anda bisa menggunakan opsi wizard atau manual untuk pencarian anda secara spesifik sesuai dengan keinginan anda.

Simpan cepat: seperti program yang lain cara menyimpan email menggunakan Ctrl + s , namun anda juga bisa langsung mendrag email ke windows dan nantinya akan langsung otomatis tersimpan dengan ekstensi file .msg

Template email: gunakan template email untuk mengefisienkan anda ketika menulis email, terutama untuk email dengan isi yang sebagian besar sama atau menggunakan format yang sama sehingga anda tidak perlu capek capek copy paste File > save as > Outlook template.

Grup berdasarkan prioritas: kita bisa memasukan email berdasarkan prioritas email tersebut, sehingga email dengan prioritas yang paling tinggi akan berada di atas sendiri. Misalkan kita tentu akan membedakan skala prioritas email dari karyawan lain dengan email dari manager.

Batasi notifikasi email: kita bisa menseting notifikasi hanya untuk email-email yang penting saja (VIP) sehingga kita tidak perlu mendapatkan notifikasi yang tidak penting. Semisal manajer atau bos kita masukan ke VIP maka notifikasi email hanya akan menyala kalau ada email dari bos atau manajer kita saja.

Kalender: dengan kalender kita bisa menandai untuk peristiwa misalnya meeting dengan bos, deadline laporan, atau bisa di tandai untuk hari libur. Sehingga kita tidak usah khawatir untuk lupa jadwal tertentu karena sudah ada Outlook dengan fungsi kalendernya yang bisa mengingatkan kita.